ระบบห้องประชุม Meeting Room Solution

ห้องประชุมในปัจจุบันไม่ได้มีหน้าที่เพียงสำหรับการประชุมภายในองค์กรเท่านั้น แต่ยังต้องรองรับการนำเสนอ การประชุมออนไลน์ การทำงานร่วมกัน และ Hybrid Meeting ที่มีผู้เข้าร่วมทั้งภายในและภายนอกห้องในเวลาเดียวกัน

การออกแบบ ระบบห้องประชุม (Meeting Room Solution) ที่ดีจึงต้องพิจารณาทั้งระบบภาพ ระบบเสียง การนำเสนอ การประชุมออนไลน์ และความสะดวกในการใช้งาน เพื่อให้อุปกรณ์ทุกส่วนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างเหมาะสม

Multimedia Technology ให้คำปรึกษา ออกแบบ และติดตั้งระบบห้องประชุม โดยพิจารณาจากขนาดห้อง จำนวนผู้ใช้งาน รูปแบบการประชุม ระบบเครือข่าย และอุปกรณ์เดิมขององค์กร เพื่อให้ได้ระบบที่เหมาะกับการใช้งานจริง

ห้องประชุมยุคใหม่ควรรองรับอะไรบ้าง?

รูปแบบการประชุมในแต่ละองค์กรแตกต่างกัน บางห้องใช้สำหรับประชุมภายใน บางห้องเน้น Presentation ขณะที่หลายองค์กรต้องประชุมออนไลน์กับลูกค้า คู่ค้า หรือสำนักงานสาขาเป็นประจำ

ระบบห้องประชุมจึงอาจต้องรองรับการทำงานหลายรูปแบบ เช่น

• การนำเสนอจาก Notebook, Tablet และ Smartphone
• การแชร์หน้าจอแบบมีสายและไร้สาย
• การประชุมผ่าน Microsoft Teams, Zoom, Google Meet หรือ Webex
• การรับภาพผู้เข้าร่วมประชุมภายในห้อง
• การรับเสียงจากผู้เข้าร่วมในตำแหน่งต่าง ๆ
• การแสดง Presentation และภาพจาก Video Conference
• การเขียนหรือทำ Annotation บนหน้าจอ
• การควบคุมระบบภาพ เสียง และอุปกรณ์ภายในห้อง
• การใช้อุปกรณ์ส่วนกลางของห้องร่วมกับ Notebook ของผู้ใช้งาน

ดังนั้น การออกแบบระบบห้องประชุมควรเริ่มจากคำถามว่า “ห้องนี้ต้องใช้ทำอะไรบ้าง” ก่อนที่จะเริ่มเลือกอุปกรณ์

Smart Meeting Room คืออะไร?

Smart Meeting Room คือแนวคิดในการนำเทคโนโลยีมาช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพและใช้งานง่ายขึ้น

แทนที่ผู้ใช้งานจะต้องเปิดอุปกรณ์หลายเครื่อง เลือก Input เปลี่ยนสายสัญญาณ หรือตั้งค่าอุปกรณ์หลายขั้นตอน ระบบควรถูกออกแบบให้ผู้ใช้งานสามารถเริ่มประชุมได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างการใช้งานที่เหมาะสม เช่น

เข้าห้อง → เปิดระบบ → เชื่อมต่อ Notebook → แชร์หน้าจอหรือเปิด Meeting → เริ่มประชุม

เทคโนโลยีที่พบได้ใน Smart Meeting Room อาจประกอบด้วย Wireless Presentation, BYOD, BYOM, Interactive Display, AI Conference Camera, ระบบเสียงสำหรับประชุม และระบบควบคุมอุปกรณ์ภายในห้อง

หัวใจสำคัญของ Smart Meeting Room จึงไม่ใช่เพียงการมีอุปกรณ์จำนวนมาก แต่คือการทำให้อุปกรณ์ต่าง ๆ ทำงานร่วมกันได้และใช้งานง่าย

องค์ประกอบสำคัญของระบบห้องประชุม

จอแสดงผลสำหรับห้องประชุม

จอภาพเป็นองค์ประกอบหลักสำหรับการนำเสนอข้อมูลและการประชุมออนไลน์ สามารถเลือกใช้ได้ทั้ง Professional Display และ Interactive Flat Panel Display หรือ IFPD ตามลักษณะการใช้งาน

สำหรับห้องที่ต้องการระดมความคิดเห็น นำเสนอข้อมูล หรือทำงานร่วมกัน Interactive Flat Panel ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเขียน วาด ทำ Annotation และใช้ Whiteboard บนหน้าจอได้โดยตรง

การเลือกขนาดจอควรพิจารณาจากขนาดห้อง ระยะการมองเห็น และจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม

Multimedia มี Interactive Flat Panel หลายขนาด ตั้งแต่ 55, 65, 75, 86, 98 จนถึง 110 นิ้ว เพื่อเลือกให้เหมาะกับลักษณะของแต่ละห้อง

ระบบนำเสนอ Wireless Presentation

ปัญหาที่พบได้บ่อยในห้องประชุมคือผู้เข้าร่วมใช้ Notebook ที่มีพอร์ตเชื่อมต่อแตกต่างกัน ทำให้ต้องเตรียมสายหรือ Adapter หลายประเภทก่อนเริ่มนำเสนอ

Wireless Presentation ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถแชร์หน้าจอขึ้นจอส่วนกลางได้โดยไม่จำเป็นต้องเดินไปต่อสายที่หน้าห้อง

ระบบบางประเภทสามารถรองรับการนำเสนอจาก Windows, macOS, iOS, Android และอุปกรณ์ประเภทต่าง ๆ รวมถึงรองรับผู้ใช้งานหลายคนภายในห้องเดียวกัน

Wireless Presentation จึงเหมาะกับห้องประชุมที่ต้องการความคล่องตัว โดยเฉพาะห้องที่มีผู้เข้าร่วมจากหลายแผนกหรือมีบุคคลภายนอกเข้ามานำเสนอเป็นประจำ

BYOD สำหรับห้องประชุม

BYOD หรือ Bring Your Own Device คือแนวคิดที่เปิดให้ผู้เข้าร่วมประชุมนำอุปกรณ์ของตนเอง เช่น Notebook, MacBook, Tablet หรือ Smartphone เข้ามาใช้ร่วมกับระบบภายในห้องประชุม

ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้งานสามารถนำ Notebook ของตนเองเข้ามาแชร์ Presentation ขึ้นจอส่วนกลาง โดยไม่ต้องย้ายไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์ประจำห้อง

ข้อดีของ BYOD คือช่วยลดขั้นตอนในการนำเสนอ และทำให้ผู้ใช้งานสามารถใช้ไฟล์ โปรแกรม และข้อมูลที่อยู่บนอุปกรณ์ของตนเองได้โดยตรง

BYOM สำหรับ Hybrid Meeting

BYOM หรือ Bring Your Own Meeting เป็นแนวคิดที่ต่อยอดจาก BYOD

ผู้ใช้งานสามารถนำ Notebook ของตนเองเข้ามาเปิดโปรแกรมประชุมออนไลน์ เช่น Microsoft Teams, Zoom หรือ Google Meet และสามารถใช้ กล้อง ไมโครโฟน และลำโพงที่ติดตั้งอยู่ภายในห้องประชุม ร่วมกับ Notebook ได้

ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้งานเปิด Meeting จาก Notebook ของตนเอง แต่แทนที่จะใช้ Webcam และไมโครโฟนของ Notebook ก็สามารถใช้กล้องประชุมและระบบเสียงของห้องแทน

แนวทางนี้เหมาะกับองค์กรที่ต้องใช้ Video Conference หลายแพลตฟอร์ม หรือผู้ใช้งานแต่ละคนมี Account และ Meeting Calendar ของตนเอง

กล้องสำหรับ Video Conference

การเลือกกล้องประชุมควรพิจารณาจากขนาดห้อง จำนวนผู้เข้าร่วม และตำแหน่งของผู้ใช้งาน

ห้องประชุมขนาดเล็กอาจใช้ Conference Camera ที่มีมุมรับภาพกว้างเพื่อให้สามารถเห็นผู้เข้าร่วมทั้งหมดได้ในระยะใกล้

สำหรับห้องประชุมขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ อาจเลือกใช้ PTZ Camera หรือกล้องที่มีระบบ AI Tracking และ Auto Framing เพื่อช่วยจัดองค์ประกอบของภาพให้เหมาะสมกับการประชุม

ในบางห้องอาจจำเป็นต้องใช้กล้องมากกว่าหนึ่งตัว เพื่อให้สามารถแสดงภาพผู้พูด ภาพรวมของห้อง หรือผู้เข้าร่วมในตำแหน่งต่าง ๆ ได้อย่างเหมาะสม

ดังนั้น นอกจากคุณสมบัติของกล้องแล้ว ตำแหน่งติดตั้งและมุมกล้อง ก็มีผลต่อประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมประชุมทางไกลด้วย

ไมโครโฟนและระบบเสียงสำหรับห้องประชุม

เสียงเป็นองค์ประกอบสำคัญมากของ Video Conference

แม้ว่าภาพจะมีความละเอียดสูง แต่ถ้าผู้ประชุมปลายทางไม่ได้ยินเสียงพูดอย่างชัดเจน การประชุมก็อาจไม่สามารถดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบเสียงในห้องประชุมอาจประกอบด้วย

• Conference Speakerphone
• Table Microphone
• Ceiling Microphone
• Wireless Microphone
• DSP หรือ Audio Processor
• Echo Cancellation
• Loudspeaker

การเลือกไมโครโฟนไม่ควรพิจารณาเฉพาะระยะรับเสียง แต่ควรพิจารณารูปทรงของห้อง ตำแหน่งโต๊ะ จำนวนผู้ใช้งาน และเสียงสะท้อนภายในห้องร่วมกัน

สำหรับห้องประชุมที่มีขนาดใหญ่ ระบบเสียงอาจต้องออกแบบแยกเป็นระบบไมโครโฟน ระบบประมวลผลเสียง และระบบลำโพง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมทั้งภายในห้องและผู้ประชุมทางไกลได้ยินเสียงอย่างเหมาะสม

Hybrid Meeting Room

Hybrid Meeting คือการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมบางส่วนอยู่ภายในห้องประชุม และอีกส่วนเข้าร่วมจากสถานที่อื่นผ่านระบบ Video Conference

ดังนั้น ห้อง Hybrid Meeting ที่ดีต้องให้ความสำคัญทั้งกับผู้ที่อยู่ภายในห้องและผู้ที่เข้าร่วมจากระยะไกล

ผู้เข้าร่วมทางไกลควรสามารถ

• มองเห็นผู้พูดภายในห้อง
• มองเห็น Presentation
• ได้ยินเสียงพูดอย่างชัดเจน
• สามารถสนทนาโต้ตอบกับผู้ที่อยู่ภายในห้องได้

ในขณะเดียวกัน ผู้ที่อยู่ภายในห้องก็ควรสามารถมองเห็นและได้ยินผู้เข้าร่วมทางไกลได้อย่างเหมาะสม

Hybrid Meeting Room จึงต้องออกแบบระบบภาพและเสียงร่วมกัน ไม่ใช่เพียงเพิ่มกล้อง Webcam เข้าไปในห้องประชุมเดิม

เลือกระบบตามขนาดห้องประชุม

Huddle Room และห้องประชุมขนาดเล็ก

เหมาะสำหรับการประชุมกลุ่มย่อย และควรเน้นความรวดเร็วในการเริ่มประชุม

ระบบอาจประกอบด้วย

• Display หรือ Interactive Display
• Conference Camera
• Speakerphone
• Wireless Presentation
• BYOD หรือ BYOM

ระบบควรถูกออกแบบให้ผู้ใช้งานเข้าห้องแล้วสามารถเริ่ม Presentation หรือ Video Conference ได้โดยไม่ต้องตั้งค่าหลายขั้นตอน

ห้องประชุมขนาดกลาง

เมื่อจำนวนผู้ใช้งานและความยาวของโต๊ะเพิ่มขึ้น ต้องให้ความสำคัญกับพื้นที่รับเสียงของไมโครโฟนและมุมรับภาพของกล้องมากขึ้น

ระบบอาจประกอบด้วย

• จอแสดงผลขนาดใหญ่
• Interactive Flat Panel
• PTZ Camera หรือ AI Conference Camera
• Conference Microphone
• Speaker System
• Wireless Presentation
• BYOM

Large Meeting Room และ Boardroom

ห้องประชุมขนาดใหญ่หรือห้องประชุมผู้บริหารมีความซับซ้อนมากขึ้น ทั้งในเรื่องจำนวนจอ ตำแหน่งกล้อง ไมโครโฟน ลำโพง และการควบคุมระบบ

อุปกรณ์อาจประกอบด้วย

• Display หลายจอหรือจอขนาดใหญ่
• กล้อง PTZ หลายตัว
• Conference Microphone
• DSP และ Echo Cancellation
• Speaker System
• Video Switching หรือ Matrix
• Wireless Presentation
• BYOM
• Control System

ห้องประเภทนี้ควรเริ่มออกแบบจาก Layout ของห้องและ Workflow การประชุมจริง ก่อนตัดสินใจเลือกอุปกรณ์

การออกแบบระบบห้องประชุมควรเริ่มจากอะไร?

ไม่มีระบบห้องประชุมแบบเดียวที่สามารถใช้ได้กับทุกห้อง

ก่อนออกแบบระบบควรพิจารณาข้อมูลอย่างน้อยดังต่อไปนี้

1. ขนาดของห้องประชุม
2. จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
3. Layout และรูปทรงของโต๊ะ
4. ระยะระหว่างผู้เข้าร่วมกับหน้าจอ
5. รูปแบบการประชุมภายในองค์กร
6. โปรแกรม Video Conference ที่ใช้งาน
7. ต้องการ BYOD หรือ BYOM หรือไม่
8. จำนวนอุปกรณ์ที่ต้องนำเสนอพร้อมกัน
9. ระบบ Network ขององค์กร
10. อุปกรณ์เดิมที่ต้องการนำมาใช้งานร่วมกับระบบใหม่

ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้สามารถเลือกอุปกรณ์และออกแบบ Workflow ของระบบได้เหมาะสมกับการใช้งานจริง

ทดสอบระบบก่อนติดตั้งจริง

ระบบห้องประชุมมักประกอบด้วยอุปกรณ์หลายประเภท เช่น จอแสดงผล กล้อง ไมโครโฟน ระบบเสียง Wireless Presentation และ Computer ซึ่งอาจมาจากผู้ผลิตหลายราย

ดังนั้น Compatibility ระหว่างอุปกรณ์จึงเป็นเรื่องที่ควรตรวจสอบก่อนติดตั้งจริง โดยเฉพาะโครงการที่มีหลายห้องหรือมีการใช้งานที่ซับซ้อน

Multimedia Technology สามารถช่วยทดสอบการทำงานของระบบและทำ Proof of Concept เพื่อยืนยัน Workflow ที่ต้องการก่อนนำไปติดตั้งจริง

การทดสอบล่วงหน้าช่วยลดความเสี่ยงจากปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหลังติดตั้ง และช่วยให้ผู้ใช้งานเห็นลักษณะการทำงานของระบบก่อนตัดสินใจ

ออกแบบระบบห้องประชุมกับ Multimedia Technology

Multimedia Technology ให้บริการด้านระบบภาพ เสียง และเทคโนโลยีสำหรับห้องประชุม ตั้งแต่การให้คำปรึกษาไปจนถึงการติดตั้งและส่งมอบระบบ

บริการครอบคลุม

• วิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้งาน
• ให้คำปรึกษาในการเลือกอุปกรณ์
• ออกแบบระบบห้องประชุม
• ตรวจสอบ Compatibility
• Proof of Concept
• ติดตั้งและตั้งค่าระบบ
• ทดสอบระบบก่อนส่งมอบ
• อบรมการใช้งาน
• บริการหลังการขาย

เป้าหมายของการออกแบบไม่ได้อยู่ที่การเลือกอุปกรณ์ที่มีคุณสมบัติสูงที่สุด แต่คือการเลือกอุปกรณ์ที่เหมาะสมและทำให้ ระบบทั้งหมดสามารถทำงานร่วมกันได้ตามลักษณะการประชุมขององค์กร

ต้องการออกแบบหรือปรับปรุงห้องประชุม?

ไม่ว่าจะเป็น Huddle Room ห้องประชุมทั่วไป ห้องประชุมผู้บริหาร Boardroom หรือ Hybrid Meeting Room การออกแบบควรเริ่มจากความต้องการใช้งานจริงขององค์กร

สามารถส่งข้อมูลเกี่ยวกับ ขนาดห้อง Layout จำนวนผู้เข้าร่วม และรูปแบบการประชุม ให้ทีม Multimedia Technology ช่วยประเมินและออกแบบระบบเบื้องต้นได้

ปรึกษา ออกแบบ ทดสอบ และติดตั้งระบบห้องประชุมที่เหมาะกับการใช้งานของคุณ

สนใจติดตั้ง Interactive Flat Panel สำหรับห้องประชุมหรือห้องเรียน ทีมงานของเรายินดีช่วยประเมินและออกแบบให้เหมาะกับห้องของคุณโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย พร้อมบริการทดสอบ POC และนัดชมโชว์รูมจริงก่อนตัดสินใจ

โทร 097-060-4000, 094-886-9442
Line: @plearnsystem  ·  Email: sale@multimedia.co.th
โชว์รูม: 78/1 ถ.กรุงธนบุรี (ใกล้ BTS วงเวียนใหญ่)